Типичный конец декабря. Подрядчик сделал работу до Нового года, а акт подписан уже в январе — где-то в бумажном обороте, где-то через ЭДО, но с датой следующего года. Бухгалтер смотрит на эту стопку актов и пытается решить: признавать расходы 2025-м или 2026-м. От ответа зависит не только прибыль текущего года, но и настроение директора, который надеется «подвинуть» часть базы в убыток.

Что решал Владимир

Владимир — главный бухгалтер оптовой компании со своим складским комплексом, в должности десятый год. Аккуратный, любит точность в датах и формулировках — и обычно выигрывает, когда речь идет о пограничных моментах между налоговыми периодами.

ООО на ОСНО, оптовая торговля стройматериалами со своим складским комплексом. В декабре 2025 года подрядчик завершил ремонт в одном из складов — замена отопления, штукатурные работы, мелкий ремонт кровли. По факту все было сделано к 28 декабря, акты от подрядчика отправлены по почте. До заказчика они доехали только в начале января, и Владимир подписал их 12 января 2026 года. В акте даты: выполнения — декабрь 2025-го, подписания — 12.01.2026. Сумма 840 тыс. руб. с НДС.

У компании был успешный 2025 год с хорошей прибылью, и Владимир искренне хотел бы отнести 840 тысяч к расходам 2025-го — это снизит налог на 168 тысяч. В январе 2026-го, напротив, ожидается провисание по выручке, и расходы придутся совсем некстати. Но Владимир — аккуратный бухгалтер, он понимает: налоговые соображения и нормы НК не одно и то же. Пишет вопрос в экспертную поддержку Системы Главбух, чтобы подтвердить корректный подход.

Ответ эксперта

Датой признания расходов в целях налогообложения прибыли будет дата документа, сформированного и подписанного в подтверждение расходов (письмо Минфина от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061). То есть в налоговом учете расходы следует признавать в периоде подписания акта.

Если акт датирован 12 января 2026 года — это и есть дата признания расхода для целей налога на прибыль. В 2025 год эти расходы отнести нельзя: документ, подтверждающий расход, относится к другому налоговому периоду. Попытка «натянуть» расход в 2025-й — риск на камералке: инспектор видит дату подписания акта и снимает расход как относящийся к 2026 году. А снятие расхода автоматически означает доначисление налога, пени и потенциально штраф.

Единственный исходно корректный способ учесть такие работы в 2025 году — это подписать акт в 2025 году. Для этого нужен оперативный документооборот: бумажные акты подписывать сразу по готовности работ, а не оставлять до почты; ЭДО использовать по максимуму; не тянуть с подписанием. Если календарно так вышло, что акт подписан в январе — значит, это расход 2026 года, никакого пространства для маневра нет.

Что сделал Владимир

Учел расходы в январе 2026 года по дате подписания акта. В декабре 2025-го в бухучете отразил разве что аванс, если таковой был (в данном случае — не было). Ни в коем случае не попытался «передатировать» акт — это было бы подделкой документа, и последствия для бухгалтера и директора тяжелее любой экономии. На камералку по году пришел инспектор, посмотрел подборку актов, совпадающих с датами признания расходов — вопросов по периоду признания не было ни одного. Вдобавок Владимир предложил директору внедрить ЭДО с подрядчиками — стоимость сервиса окупается тем, что больше не будет «переходящих» актов между периодами.

Правило признания расходов по актам

• Налог на прибыль — дата признания расхода по дате подписания акта
• Бухучет — тоже ориентируется на дату первичного документа
• Не «передатируем» акты задним числом — это подлог первички
• Основание — письмо Минфина от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061
• Переход на ЭДО решает проблему «переходящих актов» на стыке лет

Закрытие года — время, когда каждая дата акта превращается в налоговое решение. Оставьте заявку на доступ к Системе Главбух: специалист перезвонит и расскажет, как в системе разобраны переходящие ситуации — предоплаты, длящиеся услуги, отпуска на стыке лет.

Источник: Сайт журнала «Главбух»