После ужесточения правил обработки персональных данных в 2022–2025 годах компании начали дуть на воду: оператор ПДн, уведомление в РКН, согласия, журналы обработки, политика на сайте. А у бухгалтера-кадровика возникает отдельный блок вопросов про уволенных: их карточки, документы и данные остаются в компании надолго. Надо ли уведомлять о каждом увольнении отдельно? Или о прекращении обработки по конкретному сотруднику? Где вообще граница между «продолжаем обрабатывать» и «пора удалить»?
Уточнение от Нины
Нина — бухгалтер с функцией кадровика на производстве, в должности пять лет. Раньше работала экономистом, но в этой компании совмещает роли — и после увольнения юриста именно ее попросили взять на себя проверку по персональным данным, от которой она не в восторге, но справляется.
Компания, в которой она работает, — производственное предприятие на 150 человек в трехсменном режиме. Юрист, раньше координировавший вопросы по персональным данным, в прошлом году уволился, и часть его функций переехала на Нину. После штрафов по ПДн в 2024–2025 годах директор не хочет рисковать — Нина получила прямое поручение: «Проверь, что у нас все в порядке».
В январе-марте 2026 года в компании прошли три увольнения по собственному и одно по соглашению сторон. Нина составляет список «что сделать при увольнении», и среди прочих пунктов задумывается: а в Роскомнадзор по каждому уволенному что-то надо отдельно отправлять? Она где-то слышала, что «при прекращении обработки» уведомляется РКН — а увольнение это как раз оно или нет? Не хочется ни пропустить нарушение, ни делать лишнюю работу. Формулирует вопрос для экспертной поддержки Системы Главбух.
Ответ эксперта
Отдельно по уволенным сотрудникам уведомлять Роскомнадзор не нужно. Уведомление подается один раз — о начале обработки персональных данных работников в целом, а не по каждому сотруднику.
Логика построения уведомительной системы такая: оператор ПДн один раз направляет в Роскомнадзор уведомление об обработке в рамках конкретных целей — например, «в рамках трудовых отношений». Это уведомление действует как общее заявление о намерениях и распространяется на всех сотрудников, которые были, есть и будут — и на тех, кто сегодня увольняется. По каждому новому приему или увольнению повторное уведомление не подается.
Уведомление нужно обновить, если меняются цели, состав или способы обработки — например, компания вводит видеонаблюдение, запускает биометрическую систему пропуска, внедряет распознавание лиц, начинает передавать ПДн в другие страны. А само по себе «увольнение конкретного Иванова» — рядовая кадровая операция, которая вмещается в уже поданное общее уведомление. Отдельное уведомление требуется в одном случае — когда организация полностью прекращает деятельность в качестве оператора ПДн.
Что Нина сделала
Убрала из чек-листа «действия при увольнении» пункт «отправить в РКН» — он попал туда от прошлого юриста по ошибке. Вместо него добавила другой важный пункт: проверить, какие персональные данные сотрудника мы обязаны хранить, а какие можно удалить после истечения срока хранения. Сверила перечень обрабатываемых ПДн в реестре обработки с тем, что указано в уведомлении, поданном в РКН в 2018 году — все совпадает, ничего нового в компании не появилось. Разослала HR-коллегам короткое разъяснение, чтобы никто не паниковал по увольнениям. Отдельно напомнила руководителю IT: если внедряем какие-то новые системы, затрагивающие ПДн — согласовываем, и я проверяю, надо ли вносить изменения в уведомление. За январь — март вся процедура по уволенным прошла корректно: кадровые документы хранятся как положено, лишних обращений в РКН не делали.
Про уведомления в Роскомнадзор
- Одно общее уведомление о начале обработки ПДн — на всю трудовую деятельность
- По каждому приему/увольнению отдельно уведомлять не нужно
- Уведомление обновляется при изменении целей, состава или способов обработки
- Полное прекращение обработки (закрытие юрлица) — отдельное уведомление
- Хранить ПДн уволенных нужно с учетом сроков хранения кадровых документов
После штрафов 2025 года тема персональных данных стала дорогой: от сотен тысяч до миллиона за нарушение. Оставьте заявку на доступ к Системе Главбух — менеджер перезвонит и расскажет, как в системе собраны шаблоны уведомлений, положений и согласий.
Темы:
Источник: Сайт журнала «Главбух»