В компании бухгалтер Ксения отвечала за расходы на обучение сотрудников. Организация регулярно направляла специалистов на курсы, потому что без повышения квалификации было трудно поддерживать качество работы. Обычно порядок был понятен: договор, программа, акт, документ об обучении, оплата. Но после изменений в правилах подтверждения обучения у Ксении возник новый вопрос.
Учебный центр сообщил, что сведения о выданных документах об образовании теперь вносятся в федеральную информационную систему, а привычные бумажные подтверждения могут оформляться иначе. Руководитель отдела кадров спросил Ксению, установлен ли срок, в течение которого учебное учреждение обязано передать сведения, и можно ли учитывать расходы, если информация еще не появилась в системе.
Вопрос был не праздный. Суммы за обучение были значительными, а компания собиралась учесть их при расчете налога на прибыль. Если подтверждающие документы окажутся оформлены неправильно или сведения не будут внесены вовремя, расходы могут вызвать вопросы у инспекторов.
Ксения начала искать ответ и увидела, что с 2024 года порядок подтверждения расходов на обучение действительно изменился. Теперь для целей налога на прибыль важно наличие сведений о документе об образовании или квалификации в соответствующей информационной системе. Но вопрос о сроке внесения этих сведений оказался не таким очевидным.
Руководитель отдела кадров торопил ее, потому что сотрудники уже прошли обучение, акты были подписаны, а закрывать месяц нужно было сейчас. Он считал, что если учебный центр обещает внести сведения позже, бухгалтерия может не переживать. Ксения же понимала, что обещание учебного центра не всегда является достаточным подтверждением для налогового учета.
Она направила вопрос в экспертную поддержку. Эксперт разъяснил, что специальный срок, в течение которого учебное учреждение обязано внести сведения для подтверждения расходов на обучение в целях налога на прибыль, не установлен. При этом с 2024 года для признания расходов важно, чтобы сведения о документе об образовании или квалификации были внесены в федеральную информационную систему. Поэтому бухгалтерии нужно контролировать наличие таких сведений и сохранять остальные подтверждающие документы.
После консультации Ксения изменила порядок работы с учебными центрами. Теперь при заключении договора она заранее включала условие о передаче сведений в информационную систему и требовала от учебной организации подтверждение после завершения обучения. Отдел кадров сначала считал это лишней формальностью, но затем увидел пользу: спорные вопросы стали решаться до оплаты, а не после закрытия документов.
Один из учебных центров действительно задержал передачу сведений. Раньше это обнаружили бы только при проверке, но теперь Ксения заранее запросила подтверждение и добилась внесения данных. Расходы на обучение остались документально подтвержденными, а компания избежала неприятной ситуации, когда деньги потрачены, сотрудники обучены, а налоговые доказательства неполные.
Для Ксении эта история стала важным уроком: изменения в правилах подтверждения расходов редко выглядят драматично, но именно они потом создают проблемы в налоговом учете. Бухгалтеру важно не только получить акт, но и понимать, какие дополнительные условия теперь нужны для безопасного признания затрат.
В Системе Главбух эксперты помогают бухгалтерам быстро разобраться в новых требованиях к документам, расходам на обучение и налогу на прибыль. Если вы хотите учитывать расходы без риска и заранее выстраивать правильный документооборот, оформите заявку на доступ к Системе Главбух и получите экспертную поддержку по своим вопросам.
Темы:
Источник: Сайт журнала «Главбух»