Среди бухгалтеров живет удобное заблуждение: «все, что старше трех лет, налоговая уже трогать не может». Опирается оно на срок давности привлечения к ответственности — ему действительно три года. Но срок давности и срок хранения документов — совсем не одно и то же. Когда ИФНС в 2026 году присылает требование по периоду 2020–2022 годов, выясняется, что прятаться за «трехлеткой» не получится, а вот отвечать придется быстро и аккуратно.
Что уточняла Полина
Полина — главный бухгалтер оптовой компании, в должности седьмой год. До этого работала в крупной торговой сети, где встречные проверки от ИФНС приходили регулярно, — поэтому на требования отвечает спокойно, но методично, с описью вложения и сопроводительным письмом.
В январе 2026 года на электронную почту компании приходит требование из ИФНС: представить карточку и обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за 2020, 2021 и 2022 годы в связи с мероприятием налогового контроля по контрагенту. К требованию — ссылка на пункт 1 статьи 93.1 НК и указание на встречную проверку.
У Полины на секунду холодеет внутри. 2020 год — это шестилетняя давность. Она всегда считала, что глубже трех лет налоговая не лезет. Ей кажется, что инспекция вышла за рамки своих полномочий, и она готова отвечать «документы не сохранились». Но перед тем как отправлять такой ответ, сверяется с Системой Главбух Системой Главбух — чтобы не получить штраф за непредставление сведений ровно там, где она была обязана их дать.
Ответ эксперта
Требовать у проверяемой организации представить документы налоговая инспекция может только в случаях, которые названы в НК. Налоговая вправе требовать представление документов при наличии оснований, установленных НК, если не истек срок хранения таких документов.
Документы, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, налогоплательщики и налоговые агенты в общем случае обязаны хранить пять лет. Это прямо закреплено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК.
Важно разделить две разные категории сроков. Срок давности привлечения к ответственности — три года, и к нему относится возможность доначисления налогов и применения штрафов (ст. 113 НК). Срок хранения документов — пять лет, и он определяет, сколько организация обязана физически держать бумаги и электронные регистры и, при необходимости, предоставлять их по требованию. Эти сроки не совпадают и живут своей жизнью.
Если инспекция запрашивает документы в рамках встречной проверки или иного мероприятия контроля, и с момента окончания налогового периода прошло меньше пяти лет, отвечать обязательно. 2020 год в 2026-м еще попадает в пятилетний срок (до конца 2025 года — полный срок, в 2026-м он только-только истекает по годовому периоду 2020 года). Ссылка на «три года» как основание для отказа — риск штрафа по ст. 126 и ст. 129.1 НК.
Как действовала Полина
Еще раз перечитала требование, зафиксировала в нем основание — пункт 1 статьи 93.1 НК, встречная проверка по контрагенту. Номер запроса, конкретный список документов, срок — 10 рабочих дней. Подтянула из архива карточки и обороты по счету 71 за все три года. Оформила пакет: сводная таблица по подотчетным лицам, суммам, датам авансовых отчетов; копии авансовых отчетов по суммам, которые соответствовали расчетам с контрагентом; сопроводительное письмо с описью вложения и реквизитом требования. Отправила через ТКС в срок. Через полтора месяца пришло уведомление, что по их компании вопросов нет, встречная часть проверки закрыта. Отдельно Полина внесла в свой внутренний регламент пометку: срок хранения документов — пять лет, и только после этого можно говорить об отсутствии сведений.
Сроки, которые не путаем
- Срок давности привлечения к налоговой ответственности — 3 года (ст. 113 НК)
- Срок хранения документов налогового учета — 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК)
- Срок хранения первички по бухучету — 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ)
- Кадровые документы — 50 лет для принятых с 2003 года (75 лет для более ранних)
- Требования ИФНС обязательны к исполнению, если основание указано и срок не истек
Ответ на требование ИФНС — отдельное бухгалтерское искусство. Оставьте заявку на доступ к Системе Главбух, специалист свяжется и покажет готовые алгоритмы ответов, шаблоны сопроводительных писем и разборы сложных требований.
Темы:
Источник: Сайт журнала «Главбух»