Приехал от подрядчика оригинал КС-2, а там пропущена графа — например, номер договора в шапке или дата подписания. Мелочь, но папка первички должна быть без пропусков. Под рукой — ручка. Возникает соблазн дописать. Но можно ли? А если налоговая потом скажет «рукописные правки в унифицированной форме — не доверяем», и вычет НДС под ударом, а расход не признают?
Диалог Веры с прорабом
Вера — главный бухгалтер строительной компании, работает здесь семь лет. До этого пять лет вела бухгалтерию на девелоперском проекте — и привыкла к ситуациям, где первичка от подрядчиков приезжает с неровностями, а переделывать ее по второму кругу никто не собирается.
В конце февраля Вера получает от субподрядчика комплект КС-2 и КС-3 за январь. Открывает и сразу видит: в шапке КС-2 не проставлен номер договора, вместо него пустая графа. В КС-3 та же история. Прораб, который привез акты, разводит руками: «Да допиши ручкой, им все равно, мне некогда ехать пересоставлять».
Вера сомневается. С одной стороны, реквизит формально есть где дописать. С другой — если потом ИФНС при встречной проверке придерется к «рукописным правкам на унифицированной форме», вычет НДС по этим актам могут снять, расходы — тоже. На форумах мнения противоречивые: кто-то пишет «категорически нельзя», кто-то — «всегда так делаем, никаких проблем». Вера заходит в Систему Главбух, задает вопрос эксперту: допустимо ли дописывать в формы КС-2 и КС-3 от руки, если часть реквизитов уже напечатана.
Ответ эксперта
Да, можно, если дописанные сведения не приведут к ошибке в данных первичного документа. Требования заполнять бланк первичного документа либо полностью от руки, либо полностью на компьютере в правилах бухучета нет. Главное, чтобы документ содержал достоверные сведения и все обязательные реквизиты.
Такой вывод следует из Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В Законе прямо указаны обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9), но нет требования к единообразию способа их заполнения. Комбинированное заполнение — часть реквизитов напечатана, часть дописана от руки — допустимо.
Есть два важных условия. Во-первых, дописанные сведения не должны противоречить уже напечатанным — иначе это уже не дополнение, а исправление, и оно оформляется по отдельным правилам (зачеркивание с подписью ответственных лиц и указанием «исправленному верить», а лучше — новый экземпляр). Во-вторых, надписи должны быть четкими, разборчивыми, одним цветом чернил, без помарок. Желательно, чтобы рядом с дописанным реквизитом стояла подпись ответственного лица и дата.
Как поступила Вера
Дописала от руки номер договора и дату подписания. Писала черной шариковой ручкой, разборчиво, рядом с соответствующей графой. Попросила прораба рядом с дописанным реквизитом поставить свою подпись и дату. Продублировала себе в папке электронную скан-копию уже дополненного акта. Параллельно направила субподрядчику просьбу в следующий раз присылать акты с полностью заполненными реквизитами — на будущее, чтобы не зависеть от настроения прораба и его готовности возвращаться за правками. На годовой камералке инспектор перебирал стопку КС-2 по этому субподрядчику, но вопросов к рукописным дополнениям не возникло: реквизиты были на месте, подпись ответственного — рядом, читаемо.
Правила рукописных дополнений в первичке
- Дополнение не противоречит уже напечатанному (иначе это исправление)
- Пишем разборчиво, одним цветом чернил, без помарок и зачеркиваний
- Рядом с дополнением — подпись ответственного и дата
- Все обязательные реквизиты документа на месте (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ)
- Скан-копии для архива делаем уже после дополнения, а не до
Первичка на стройке — отдельное искусство, где важны мелочи. Оставьте заявку на доступ к Системе Главбух: менеджер свяжется с вами и подскажет, в каких разделах находятся образцы заполнения и разборы типичных ошибок.
Темы:
Источник: Сайт журнала «Главбух»