Учредителю нужно в ФНС № 46 в Москве — менять паспорт директора, получать новый сертификат ЭП. Собственного транспорта нет, общественным неудобно, времени на оформление документов мало. Секретарь вызывает Яндекс Go. На стол главбуха ложатся чеки. Вопрос: это расходы, уменьшающие прибыль, или «подарок руководителю», который налоговая обязательно снимет?

Дилемма Алены

Алена — главный бухгалтер небольшой компании, в должности шестой год. Начинала в аудите, где привыкла обосновывать каждую строчку расхода актом или договором, — это до сих пор ее рабочий стандарт, даже когда речь идет о паре тысяч рублей на такси.

ООО на ОСНО, небольшая компания. Единственный учредитель и директор — пожилой человек, пользуется такси Яндекс Go как основным транспортом для деловых поездок. В декабре 2025 года ему потребовалось посетить ФНС № 46 в Москве — сначала для внесения изменений в ЕГРЮЛ (смена паспорта), затем — для получения нового сертификата электронной подписи. Два дня, две поездки туда-обратно. Стоимость — около 2 400 рублей в сумме, поездки оплачены с корпоративной карты компании (на имя секретаря).

Алена смотрит на чеки и размышляет: с одной стороны, поездки по делам компании (именно для смены документов на директора-учредителя, без которого предприятие формально не может подписывать ни один документ). С другой — такси иногда в расходах не признают. Не сочтет ли налоговая эту операцию «подарком» учредителю, облагаемым и НДФЛ, и страховыми взносами? Чтобы не стать «жертвой» технической статьи при проверке, задает вопрос в Системе Главбух.

Ответ эксперта

При расчете налога на прибыль затраты на отправку документов на такси учредителю для внесения изменений (смена паспорта директора, получение сертификата электронной подписи) можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

При этом такие расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК).

Экономическая обоснованность в данной ситуации очевидна: смена паспорта директора — обязательная процедура для компании, без нее нельзя подписывать документы, получать ЭП, вести хозяйственную деятельность. Получение нового сертификата ЭП — также необходимое условие для работы компании. Поэтому поездки учредителя в ФНС по этим вопросам — не его личные дела, а именно деятельность в интересах компании.

Для документального подтверждения нужен пакет: кассовые чеки Яндекс Go (с детализацией маршрута), служебная записка или приказ, объясняющие цель поездки, возможно — копии поданных в ФНС документов как подтверждение цели поездки. В учете — проводка Дт 26 (общехозяйственные расходы) Кт 71 или Кт 76 (в зависимости от способа оплаты). В налоговом учете — в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, либо внереализационных (по ситуации).

Как оформила Алена

Оформила пакет документов: служебная записка от секретаря с описанием поездок («сопровождение учредителя в ФНС № 46 для внесения изменений в ЕГРЮЛ о смене паспорта директора и получения сертификата электронной подписи»), чеки Яндекс Go с маршрутами, копии поданных в ФНС заявлений и выписки из ЕГРЮЛ после внесения изменений. Оплата была с корпоративной карты на имя секретаря — соответственно, в учете использовала связку через подотчет: Дт 71 Кт 51 (выдача под отчет по карте), Дт 26 Кт 71 (списание по авансовому отчету).

В налоговой декларации по прибыли отразила расходы в составе прочих. НДФЛ на сумму такси не удерживала — это не доход учредителя в личных целях, а деловые расходы в интересах компании. Страховые взносы — аналогично не начислялись.

На следующем этапе камералки по году инспектор запросил пояснения по всем «некрупным» услугам типа такси, кафе, доставки. Алена в течение суток отправила полный пакет документов и вежливое письмо с разъяснением. Вопросов больше не было. После этого в учетной политике закрепила стандарт оформления деловых поездок руководства и учредителей — чтобы все похожие ситуации в будущем закрывались по единому шаблону.

Документы для признания такси в расходах

• Деловая цель поездки (в интересах компании, не личная)
• Кассовые чеки Яндекс Go / Такси с детализацией маршрута
• Служебная записка или приказ, объясняющие цель
• Копии документов, подтверждающих деловой характер (заявления, выписки)
• Проводка Дт 26/44 Кт 71/76 + в налоге на прибыль — прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК)

«Необычные» расходы офиса и руководства — такси, доставка, представительские — при правильном оформлении не вызывают вопросов у налоговой. Оставьте заявку на доступ к Системе Главбух, специалист перезвонит и покажет алгоритмы оформления таких расходов.

Оставить заявку на доступ

Источник: Сайт журнала «Главбух»