Берегитесь транспортных компаний, которые не соблюдают новые требования

Берегитесь транспортных компаний, которые не соблюдают новые требования

Проверьте свои авансовые отчеты на предмет «ненастоящих» чеков. Компании начали жаловаться, что несут новые убытки по расходам на проезд командированных сотрудников. Работники предоставляют странные чеки на проезд на автобусе до аэропорта и обратно. С одной стороны, затраты надо возместить, но списывать расходы опасно. Мы узнали, что за документы выдают в автобусе и что с ними делать.

Налоговики разрешили реже пробивать чеки: кому повезло >>>

Предпринимателям объяснили, что выдавать вместо чеков: образец документа >>>

Какие чеки приносят подотчетники и что о них думают в ФНС

Читатель поделился с нами чеком, который принес командированный сотрудник в качестве подтверждения расходов на проезд на автобусе до аэропорта. У бухгалтера возникли подозрения, что с документом что-то не то. И, как оказалось, не зря.

Как выглядит чек, который выдают в автобусе

Как выглядит чек

Мы направили в ФНС этот документ и попросили пояснить, соответствует ли он требованиям законодательства. Вот какой ответ мы получили от Алексея Батарина, начальника организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля Федеральной налоговой службы.

Прилагаемый «документ» содержит странный QR-код, который не является чековым. Вполне вероятно, что происходит нарушение законодательства. Но есть важные оговорки. К примеру, это может быть ИП без наемных рабочих, который вправе не применять ККТ до 01.07.2021. Либо билет реализован кондуктором или водителем, тогда меры ответственности к нему не применяются до 01.07.2020.

Напомним, что до принятия закона № 129-ФЗ в каждом транспортном средстве, где кондуктор либо водитель продавали проездные билеты, должен был быть кассовый аппарат. Такой обязанностью чиновники пытались сократить доходы, которые не могли отследить как налоговики, так и сами организации-перевозчики.

Правила работы с ККТ уже обновились и действующие в 2019 году нормы из закона № 54-ФЗ оптимизируют работу с кассами на транспорте. Перевозчики могут использовать следующую схему работы.

Во-первых, компании вправе применять «облачную» кассу. Это значит, что у организации, например, может быть всего один кассовый аппарат на автобусный парк (подп. 2 п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Во-вторых, организации могут не печатать кассовый чек, а отображать QR-код на дисплее валидатора или терминала водителя (п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). То есть после того, как пассажир приложит купленный у водителя проездной билет к валидатору, на дисплее появится QR-код.

В итоге, если пассажир хочет получить чек, то можно отсканировать появившийся QR-код и получить документ на свой мобильный телефон. Грубо говоря, такая схема аналогична ранее установленной для вендинговой отрасли.

Подсказка от журнала «Главбух»

Кассовый чек подтверждает факт расчетов, но для налогового учета этого документа недостаточно. Такой вывод можно сделать из нового письма Минфина. Правда есть случаи, когда первичку все же можно заменить чеком. Для этого в документе должны быть эти реквизиты >>>

Здесь следует сделать важную оговорку –  если в транспорте нет валидатора или специального терминала у водителя, то QR-код можно наносить непосредственно на сам проездной билет, который водитель печатает на специальном устройстве вместо кассы (п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

В-третьих, в билетах и талонах на бумаге должны быть сведения, достаточные для идентификации и получения кассового чека или БСО в электронном виде. Причем, получить их можно бесплатно на информационных ресурсах ОФД или ИФНС. Отметим, что чек или бланк строгой отчетности должен быть сформирован строго в день расчета (п. 5.9 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Подсказка от Системы Главбух

Проезд сотрудника в командировку оплачивает работодатель. Чтобы получить компенсацию, работник должен подтвердить расходы. В рекомендации – какие траты нужно возместить командированному и какие понадобятся документы, чтобы их учесть >>>

Как быть с расходами

Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд:

  • до места командировки и обратно;
  • из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций, которые расположены в разных населенных пунктах.

К расходам на проезд относятся:

  • стоимость проездного билета на самолет, поезд и т. д.;
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда транспортом общего пользования до места отправления в командировку или от места возвращения из командировки, если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает. Например, до вокзала, аэропорта или пристани.

По ТК работодатель обязан возместить расходы на проезд, но с учетом правил, которые закрепил у себя во внутренних документах. Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работодатели определяют коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК).

С расходами же все намного сложнее. Компании вправе списывать стоимость проезда, но только при наличии подтверждающих документов. Порядок подтверждения расходов зависит от того, в какой форме приобрели проездной билет – бумажной или электронной. Полный список подтверждающих документов на проезд смотрите в Системе Главбух в сводной таблице.

Как мы описали выше, ФНС считает выданный чек оформленным с нарушением законодательства. А раз так, то использовать его в качестве обоснования для учета затрат рискованно.

Дорогой коллега, дарим робот-пылесос за подписку на «Главбух»!
Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Тема: 

Комментарии (0)

Оценить:

Источник: Сайт журнала «Главбух»

Добавить комментарий