Работодатель должен выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку, если он решил перейти на электронный формат. Причем в бумажном варианте надо сделать специальную запись о переходе. Это четкое требование законодательства, но как оформить запись в правилах не указано. Этот пробел восполнил Минтруд (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Редакция журнала «Главбух» подготовила образцы, чтобы закрыть срочные вопросы с электронными трудовыми книжками.
В бумажной трудовой, которую выдают на руки работнику, записи делают в следующем порядке.
Сначала в графе 1 поставьте порядковый номер вносимой записи. В графе 2 укажите дату выдачи трудовой книжки на руки.
Затем в графе 3 раздела «Сведения о работе» сделайте запись «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)».
В графе 4 надо отразить дату подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Трудовая книжка не единственный документ, в котором надо отразить переход на электронные сведения. Специальную запись надо сделать в книге учета движения трудовых в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Формулировка такая: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)». Затем сотрудник расписывается в получении трудовой книжки.
Обратите внимание на еще один важный момент из письма Минтруда. Ведомство считает, что выдать бумажную трудовую работодатель должен в день подачи заявления работником о переходе на электронный формат.
Подсказка от Системы Главбух
Формы уведомления и заявлений, которыми оформляют переход на электронные трудовые книжки, законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно. Мы составили формы, которые можно использовать, как образцы.
Напомним, что формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, то есть вести электронные трудовые книжки, все работодатели должны с января 2020 года. Исключений и специальных условий для предпринимателей и субъектов малого предпринимательства нет. Отказаться от ведения электронных трудовых книжек в пользу трудовых книжек на бумаге также нельзя.
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируйте на всех сотрудников, которые работают по трудовым договорам. Неважно, полный рабочий день или нет трудится сотрудник. Формируйте сведения и на тех, кто находится в отпусках за свой счет, по беременности и родам либо уходу за ребенком до трех лет, так как в этот период с работником действует трудовой договор.
Подсказка от журнала «Главбух»
У работников есть еще целый год, чтобы решить, сохранять бумажные трудовые книжки или нет. Компаниям повезло меньше. Уже с января 2020 года им нужно подавать новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Кроме того, еще одну новую форму предстоит выдавать сотрудникам по их запросу. В статье — подсказки по переходу на новые правила и все необходимые документы.
Все работодатели должны не позднее 30 июня 2020 года уведомить каждого сотрудника об изменениях, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Одновременно с этим нужно сообщить работнику о его праве выбрать, каким способом работодатель должен будет вести трудовую книжку. Уведомить каждого сотрудника надо в письменной форме. У работника есть время до 31 декабря 2020 года включительно, чтобы решить, как работодатель будет вести его трудовую книжку.
Сотруднику в срок с 1 июля по 31 декабря 2020 года включительно нужно выбрать, должен ли работодатель продолжать вести его трудовую книжку на бумаге или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Свой выбор работник должен оформить в виде письменного заявлений либо о ведении бумажной трудовой книжки, либо о переходе на электронные трудовые книжки. При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге, в Трудовом кодексе не предусмотрена.
Дорогой коллега, а вы знаете, что ВТБ Банк позволяет юрлицам проводить операции прямо из бухгалтерской программы и оплачивать платежки до 23:00?
Откройте счет на специальных условиях — закажите звонок прямо сейчас!
На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону
Тема:
Источник: Сайт журнала «Главбух»