С 1 апреля трудовые договоры, приказы о командировках и отпусках, графики отпусков и другие документы по работникам будут оформлять по-новому. Госдума одобрила законопроект об электронных кадровых документах в первом чтении.
Все изменения в налогах, взносах и трудовых отношениях с 2020 года >>>
Перейти на электронный кадровый документооборот пока что предлагают в рамках эксперимента и добровольно. Работодатель сам установит виды документов для электронного формата и определит структурные подразделения организации, которые будут участвовать в эксперименте.
Затем надо будет обратиться в выбранный орган первичной профсоюзной организации и согласовать с ними локальные нормативные акты для перехода на электронный формат. Обсудить надо, в том числе, правила использования электронных подписей как работодателем, так и работником.
Подсказка от журнала «Главбух»
Сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов кардинально поменяются. Что можно будет выбросить раньше, а что придется хранить несколько десятилетий, смотрите в таблице.
С согласованными актами всех сотрудников надо ознакомить под подпись. Кроме этого работодатель при необходимости создаёт специальную информационную систему в целях ведения электронных документов, касающихся трудовых отношений.
Электронные кадровые документы компании хранят в течение тех же сроков, что установлены в законодательстве об архивном деле. По запросом проверяющих работодатель должен предоставить все необходимые бумаги, которые должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Или, как вариант, выдать заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Работник вправе запросить у работодателя электронные документы. Для этого надо написать письменный запрос. Срок его исполнения – не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи. Выдать их надо на бумаге или в электронке, по желанию сотрудника.
Подсказка от Системы Главбух
Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. Как организовать документооборот в кадровой службе, чтобы ни у кого не возникло вопросов >>>
При увольнении сотруднику надо выдать в последний рабочий день копию приказа об увольнении. Оформить ее можно как в электронном виде, так и на бумаге. Выбор делает сам работник в своем заявлении.
Указанные документы работник может получить и в электронной форме с использованием информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России». Правда это смогут сделать не все, а только если работодатель использует эту систему.
Обратите внимание – все расходы на электронный документооборот несет исключительно работодатель, даже по приобретению и использованию электронной подписи работника. Причем тот факт, что у сотрудника нет такой подписи, не является основанием для отказа в заключении трудового договора.
Сами работники участвуют в эксперименте тоже добровольно и вправе предоставить работодателю письменный отказ от эксперимента. Эксперимент чиновники хотят запустить в срок с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.
На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону
Тема:
Источник: Сайт журнала «Главбух»