Когда платите сотруднику компенсацию за использование в работе личной машины, не удерживайте с нее НДФЛ. Но только если есть все нужные документы, о которых напомнил Минфин (письмо от 03.09.2019 № 03-04-05/67569).

Когда признавать, как нормировать и учитывать компенсацию за использование личного имущества – инструкция от Минфина >>>

32 ближайших изменения в НК — от НДС и НДФЛ до спецрежимов и проверок >>>

Работодатель нередко договаривается с работником, что он использует свой личный автомобиль, к примеру, для служебных поездок. В таком случае сотруднику платят компенсацию. Кроме того, ему необходимо возместить расходы на топливо и запчасти. Размер компенсации и возмещаемых расходов устанавливают в отдельном соглашении или допсоглашении к трудовому договору (ст. 188 ТК).

С компенсации и расходов не удерживают НДФЛ и не платят страховые взносы. Причем это не зависит от суммы выплаты (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). Но на проверке налоговики потребуют обосновать размер компенсации и подтвердить сумму расходов и право собственности сотрудника на автомобиль. Но и это еще не все. Инспекторы проверят, действительно ли автомобиль использовали для нужд компании.

А теперь к прибыли. Включить в расходы можно далеко не всю сумму компенсации (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Учитываемые затраты зависят от объема двигателя. Если он не превышает 2000 куб. см, то в расходах можно учесть 1200 руб. в месяц. Когда объем больше, максимальная сумма расходов — 1500 руб. Учитывайте, что эта сумма включает в себя все сопутствующие расходы — топливо, ремонт и т. д. (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92, письмо Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971).

Источник: Сайт журнала «Главбух»