В сельхозпредприятии у главного бухгалтера Надежды Николаевны май всегда был напряженным. Закрытие документов, подготовка к новому сезону, расчеты с пайщиками — всё шло одновременно. В этот раз вопрос возник из-за натуроплаты за аренду земельных паев: предприятие выдавало физическим лицам зерно по реестру пайщиков.
Руководитель предложил упростить работу. Пайщиков было около ста человек, и пробивать отдельный кассовый чек каждому казалось лишней тратой времени. Он считал, что можно оформить один чек на общую сумму по реестру, ведь все данные пайщиков и объемы выдачи всё равно есть в документах.
Надежда Николаевна не была уверена. Она знала, что при расчетах встречным предоставлением тоже может возникать обязанность применять кассу. Но мысль о сотне отдельных чеков действительно выглядела тяжелой для бухгалтерии и склада. Кладовщик уже ворчал, что выдача зерна и так растянется на несколько дней, а если еще по каждому пайщику пробивать чек, работа станет совсем медленной.
Бухгалтер решила не спорить с руководителем на уровне интуиции и направила вопрос в экспертную поддержку. Ответ оказался жестким, но очень нужным. Эксперт объяснил, что пробивать один чек на общую сумму по всем пайщикам неправомерно. Чек нужно формировать на каждый расчет, то есть при выдаче продукции каждому физическому лицу в счет арендной платы. В чеке необходимо отразить сумму встречным предоставлением.
Самым сильным аргументом для руководителя стали возможные санкции. Если оформить один чек вместо чеков по каждому расчету, нарушение могут квалифицировать как неприменение контрольно-кассовой техники. А штрафы за такие нарушения рассчитываются от суммы расчета и могут оказаться очень существенными.
После консультации Надежда Николаевна собрала короткое совещание со складом и руководителем. Она спокойно объяснила, что реестр пайщиков не заменяет кассовые чеки, потому что каждый пайщик получает продукцию отдельно и по каждому такому расчету нужно оформить чек. Руководитель сначала был недоволен, но после расчета возможного штрафа быстро изменил позицию.
Выдачу зерна перестроили. Пайщиков разбили по времени, подготовили документы заранее, а кассир работал вместе со складом, чтобы не создавать очереди. Это было неудобнее, чем один общий чек, но зато безопасно.
Через некоторое время в районе у другого хозяйства возникли претензии именно по расчетам с пайщиками. После этого директор Надежды Николаевны уже сам сказал, что лучше потратить лишний день на правильное оформление, чем потом платить штраф и объясняться с проверяющими.
Для бухгалтера эта история стала еще одним доказательством: там, где руководству кажется, что «можно упростить», бухгалтер должен видеть не удобство, а последствия.
В Системе Главбух эксперты помогают быстро проверить спорные вопросы по кассовой технике и избежать ошибок, которые потом обходятся компании слишком дорого. Если вы хотите заранее понимать, когда нужен чек и как правильно оформить расчет, оформите заявку на доступ к Системе Главбух и получите практическую поддержку по своим ситуациям.
Темы:
Источник: Сайт журнала «Главбух»