Ситуация вокруг коронавируса меняется стремительно.  Президент ввел выходные дни с 30 марта по 3 апреля. Бухгалтерам нужно подготовиться к работе по новым правилам.

Много вопросов —  когда выплачивать зарплату? Как оформить в организации  выходные на этот период? Как оформлять больничные? В статье эксперты программы БухСофт подготовили пошаговый алгоритм действий. Все образцы документов и необходимые расчетчики в программе БухСофт — в бесплатном доступе. 

Выплата зарплаты 

Если на вас действует указ о нерабочей неделе и срок выплаты зарплаты установлен в период с 30 марта по 5 апреля, то по действующим требованиям выдать ее надо не позднее 27 марта. Аналогично, если сотрудник решил взять ежегодный отпуск в период с 31 марта по 9 апреля 2020 года, выдать отпускные надо не позднее 27 марта. Число рабочих дней в марте и апреле будет сокращено на число новых нерабочих дней. Сотрудники на окладе должны получить за март и апрель полную сумму зарплаты, если отработают месяц полностью. Кто работает по сдельному тарифу, получит оплату только за отработанное время.  Если на вас не действует указ о нерабочей неделе, то работать и выплачивать зарплату и отпускные надо, как обычно. Официальных разъяснений пока нет, этот алгоритм действий эксперты сейчас уточняет и согласует с Рострудом.

Больничный

Рассчитывайте больничные при коронавирусе по временным правилам, которые установили в постановлении Правительства от 18.03.2020 № 294. Временные правила действуют в период с 20 марта 2020 года и до 1 июля 2020 года при оформлении листков нетрудоспособности, назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности в период нахождения на карантине в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV).

Чтобы получить электронный больничный, сотрудник должен будет самостоятельно подать заявление через личный кабинет застрахованного лица и приложить к нему документы, которые перечислены в пункте 7 Временных правил. Оформляют только электронный больничный. Для этого физлицу нужно получить полную учетную запись на портале госуслуг. Такая учетная запись позволит авторизоваться в личном кабинете на сайте ФСС.

Пособие назначит и выплатит сотруднику отделение фонда по месту регистрации страхователя. Фонд сам идентифицирует вас как страхователя и направит вам в электронной форме запрос предоставить сведения, которые необходимы для назначения и выплаты пособия. Передать сведения надо в течение двух рабочих дней со дня получения запроса из фонда или сообщения сотрудником номера электронного больничного.

Больничный. Общие правила

Больничный при карантине полностью оплачивают за счет средств ФСС. В больничном по карантину должен стоять код «3» в строке «Причина нетрудоспособности». Рассчитайте больничное пособие по общим правилам и назначьте в течение 10 календарных дней после того, как сотрудник предоставил больничный листок. Выплатите пособие в ближайший после назначения день, который установлен для выплаты зарплаты.

Проверить расчет можно в онлайн-калькуляторе бухгалтерской программы БухСофт.

Карантин в детском саду

Если карантин объявил детский сад, родитель может оформить больничный по уходу на здорового ребенка в возрасте не более семи лет на основании справки из детсада о том, что объявлен карантин.

В строке «Причина нетрудоспособности» больничного листа врач укажет код 03, в подраздел «по уходу» впишет данные ребенка и его возраст.

Карантин в школе

В обычных условиях из-за карантина в школе родителю больничный не дадут. Работник может либо взять отпуск за свой счет или оплачиваемый, либо договориться об удаленной работе. 

Приказ о введении режима повышенной готовности

​Чтобы документально обосновать все профилактические мероприятия и расходы на них, издайте специальный приказ. В приказе укажите все меры, которые утвердили для профилактики вируса в организации, и ответственных за мероприятия лиц.

Шаблон приказа доступен в программе БухСофт в  разделе “Зарплата” / “Сотрудники” / кнопка “Скачать”.

Перевод на удаленную работу

Если перевод осуществляется по инициативе работодателя, работника необходимо уведомить не менее чем за два месяца. Но, если инициатором выступает сотрудник, он пишет заявление с просьбой перевести его на дистанционную работу, и перевод возможен в этот же день. 

 Для перевода на удаленную работу вам необходимы заявление от сотрудника, приказ о переводе на удаленную работу, дополнительное соглашение. Все образцы документов уже добавлены в бухгалтерскую программу БухСофт. 

Скачать документы в БухСофт

• откройте карточку сотрудника;
• нажмите на кнопку “Изменить договор”;
• укажите вид перевода (“постоянный” или “временный”);
• в выпадающем списке “Характер работы” выберите “Дистанционный”;
• введите реквизиты приказа о переводе и дополнительного соглашения;
• нажмите на кнопку “Оформить”.

В дополнительном соглашении о переводе сотрудника на дистанционную работу вам нужно указать:

• период, на который сотрудник переводится на дистанционную работу;
• сотрудник выполняет свою работу дистанционно, вне места нахождения работодателя;
• адрес удаленного рабочего места;
• кто обеспечивает сотрудника необходимым оборудованием для работы: компьютером, принтером, телефонной связью, доступом к интернету;
• для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работником и Работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, стороны используют сеть Интернет;
• режим работы сотрудника.

Табель

За период простоя по причинам не зависящим от работодателя и работника проставьте в табеле учета рабочего времени код “НП”

Оплата простоя

Простой из-за коронавируса не зависит от организации и сотрудника, поэтому его нужно оплатить в размере, не меньшем чем 2/3 тарифной ставки или должностного оклада. Такие правила установлены частью 2 статьи 157 ТК.

Командировки

Чтобы учесть расходы на отмену командировки, составьте приказ об отмене поездки. В приказе приведите причину, по которой поездка не состоялась. Если сотрудник сдал билеты, сбор за возврат можно включить в расходы. Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм возмещения сотруднику таких расходов не нужно.

Если сотрудник не смог вернуться из командировки из-за карантина, то поездка  продлевается. Чтобы продлить командировку, оформите приказ. Документ обоснует расходы работодателя на оплату жилья работнику, обмен обратного билета, выплату суточных. Все производственные расходы, которые возникли у сотрудника в связи с задержкой в командировке, работодатель должен ему возместить.

Запросите образцы приказов об отмене командировки или о переносе даты выбытия сотрудника из места командировки у эксперта, через чат бухгалтерской программы БухСофт.

Источник: Сайт журнала «Главбух»