Июнь — последний месяц, когда работодатель должен уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. Причем, надо не только сообщить об этом, но и предупредить, что они вправе выбрать — остаться на бумажной или перейти на электронку. Несмотря на режим ограничений, Минтруд не предупреждал о переносе сроков уведомлений.
Не позднее 30 июня все компании должны уведомить сотрудников, что у них есть право выбора: остаться с бумажной версией трудовой книжки или перейти на электронную. Если еще не рассылали сотрудникам уведомления, сделайте это сейчас, чтобы не нарушить сроки. Крайняя дата — 30 июня (подп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Если отправите уведомление позже, и это обнаружат трудинспекторы, то компании грозит штраф.
Сразу скажем, что утвержденной формы для уведомления нет. Поэтому составьте его в свободной форме. Чтобы соблюсти все формальности, удостоверьтесь, что внесли туда информацию об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с электронной трудовой книжкой.
В уведомлении пропишите, что сотрудник вправе выбрать один из двух вариантов. Первый — оставить бумажную трудовую книжку. Второй — отказаться от нее. Если работник выберет этот вариант, то книжку ему выдадут на руки, а все сведения о работе будут храниться в электронном виде в ПФР.
Подсказка от журнала «Главбух»
Остался месяц, чтобы уведомить сотрудников о необходимости сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой. Откладывать на конец июня рискованно. Хотя власти планировали сдвинуть крайний срок уведомлений с 30 июня на более позднюю дату, официального документа все еще нет. Как действовать работодателю после того, как отправили уведомления сотрудникам, смотрите на схеме.
Образец уведомления сотрудника об электронных книжках
Подсказка от Системы Главбух
С 2020 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. В рекомендации – как перейти на электронные трудовые книжки, образцы уведомлений и заявлений, которые надо оформить в связи с новыми правилами и презентация с пошаговым алгоритмом действий.
Для каждого сотрудника подготовьте два одинаковых экземпляра уведомления. Один останется работнику, на втором попросите его расписаться в получении. Так сможете подстраховаться на случай, если сотрудник в конце года заявит, что ничего об электронных трудовых книжках не слышал.
Уведомить необходимо всех сотрудников, а не только офисных. Сотрудники на удаленке тоже не исключение. Отправить документы нужно и тем, кто находится в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком.
Если нет возможности передать сотруднику уведомление лично, например он находится на карантине или трудится из дома, направьте ему документы почтой с описью и уведомлением о вручении. Можно отправить уведомление и по электронной почте, если подписывали с сотрудником соглашение об электронном взаимодействии.
Экстренная горячая линия для бизнеса 2020: бесплатно консультируем бухгалтеров, кадровиков, юристов, финансистов и предпринимателей по работе в условиях пандемии от экспертов всех редакций медиахолдинга Актион.
Дорогой коллега, а вы знаете, что ВТБ Банк позволяет юрлицам проводить операции прямо из бухгалтерской программы и оплачивать платежки до 23:00?
Откройте счет на специальных условиях — закажите звонок прямо сейчас!
По вопросам подписки на журнал «Главбух» звоните
Тема:
Источник: Сайт журнала «Главбух»