Актуализируйте свое положение о командировках. Есть виды расходов, к которым налоговики проявляют особое внимание. Но если корректно пропишете их в локальном акте, то существенно уменьшите риск претензий проверяющих.

Примеры хороших и плохих формулировок разработали для вас эксперты журнала «Главбух».

Положение о командировках в 2020 году: инструкция и примеры заполнения, которые можно скачать — смотрите в Системе Главбух

Пример №1. Допуслуги пропишите в локальном акте

Когда сотрудник уезжает в командировку, помимо оплаты проезда и проживания ему могут понадобиться дополнительные услуги. Допустим, упаковка багажа, VIP-зал в аэропорту или интернет в гостинице. Эти расходы вы вправе учесть при расчете налога на прибыль, ведь перечень командировочных расходов открыт (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы тоже не придется. Главное, чтобы расходы были экономически обоснованы. Например, багаж упаковали в пленку, чтобы не допустить кражи документов из чемодана. Чиновники не против, даже если сотрудник доплатил авиакомпании за выбор конкретного места в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629).

Чтобы максимально обезопасить допрасходы от претензий проверяющих, пропишите их в локальном акте компании. Например, положении о командировках. Образец 1 — ниже. 

Причем состав расходов для разных категорий сотрудников может различаться. К примеру, вы вправе установить, что руководство может пользоваться VIP-залами аэропортов, а рядовые сотрудники — нет.

Не предусматривайте компенсацию услуг, которые нужны только для удовлетворения личных потребностей сотрудника. Например, мини-бар в номере. Учесть их в налоговом учете не получится, а заодно придется удержать НДФЛ и начислить взносы. 

Остальные примеры и формулировки читайте в статье журнала «Главбух».

читать статью

Источник: Сайт журнала «Главбух»