Компании и ИП избавят еще от одного бумажного документа

Минтранс оцифрует путевые листы и транспортные накладные для пассажирских и грузовых перевозок. Электронные путевые листы уже начали применять в Москве, Татарстане, Московской, Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае. Эксперимент по внедрению электронных документов проходит до 30 октября.

Инструкция по путевым листам: кто и по какой форме должен оформить путевой лист, как заполнить документ и что будет, если нет путевого листа или его заполнили с нарушениями – смотрите в Системе Главбух

Как поясняют на сайте ведомства, проект позволит повысить безопасность дорожного движения за счет цифровизации предрейсового контроля технического состояния транспортного средства и медосмотра водителя.

По результатам использования цифровых путевых листов и накладных внесут изменения в правовые акты и составят дорожную карту для внедрения документов в электронном формате.

Подсказка от журнала «Главбух»

Минтранс напугал компании, что нужно оформлять путевой лист на каждый рейс и ставить отметки о техосмотре и медосмотрах. Выполнить это требование ведомства непросто. Но есть случаи, когда компания может воспользоваться лазейкой, если не поставила отметки о техосмотре и медосмотрах или оформила один путевой лист на несколько рейсов.

Как оформить путевые листы

Путевой лист нужен, чтобы обосновать расходы на ГСМ. Его оформляют все юрлица и ИП, которые эксплуатируют транспортные средства для перевозки пассажиров и грузов. Документ вправе проверить сотрудники ГИБДД, Минтранса и Роструда.

Путевой лист надо составлять на каждое транспортное средство, которое перевозит пассажиров, грузы или багаж (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Также документ подтверждает расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля:

зарплату водителю и надбавки за разъездной характер работы;
стоимость ГСМ;
стоимость парковки.

Путевой лист оформляют перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня. Либо перед началом первого рейса, если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Официального бланка, обязательного для всех, нет. Форму организация может разработать самостоятельно с учетом особенностей своей работы. Можно использовать унифицированную форму. Образец заполнения путевого листа для автомобиля смотрите в Системе Главбух.